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湖北省農業生產資料協會檔案管理工作：
1、檔案材料的收集
（1）建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；
（2）對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
（3）及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
2、檔案的歸檔、立卷與管理。1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
（1）區分全宗，確定立檔單位。
（2）分類。依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。
（3）歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
（4）案卷排列。立卷按、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。
（5）整理案卷，使之厚度適宜，控制在
（6）對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
（7）每年對檔案進行一次清理：
（8）不必要保存的材料；
（9）對破損和褪色的材料進行修補和復制。
3、檔案的保管
（1）防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的；
（2）公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；
（3）做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
4、檔案的鑒定
（1）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。
（2）確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。
（3）協會檔案保管期限分、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
5、檔案的銷毀
（1）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊保存；
（2）辦理銷毀手續，經協會理事會批準，方能銷毀；
（3）銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字；
（4）協會終止、解散時，檔案應移交主管部門或當地國家檔案館；
（5）協會檔案托管單位應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
6、檔案借閱、利用工作
（1）凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經協會領導簽批后方能調閱
（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
（3）借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。
（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
（5）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經協會會長批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須協會會長同意且審核后方能帶出。
（6）協會檔案利用的方式有：
A、提供檔案原件；
B、提供檔案復印件；
C、提供文獻索引資料。
（7）檔案主管應接受協會有關部門、人員定題咨詢要求。
（8）依據國家檔案、統計法律法規，做好協會檔案統計工作。
（9）政府有關部門依法執行公務，需要查閱協會檔案，檔案管理部門應予以配合、協助。
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